La Gestión de la Empresa:
Tener una administración más ordenada y reducir el papel
¿Es posible gestionar una empresa sin papel?
En los comienzos de la revolución digital, cuando parecía que Internet iba a cambiar el mundo para siempre y todos íbamos a ser ricos, guapos y famosos, Bill Gates, presidente de Microsoft y uno de los líderes de esta ola de innovación tecnológica, pronosticó que en unos años el papel habría sido desterrado para siempre de nuestras vidas. Esos años ya han pasado. Mire a su alrededor. ¿Qué ve? Sí. Papel. Toneladas de papel. Papel y papel por todas partes. Informes, documentos, facturas, instrucciones, cartas... incluso los ordenadores producen papel a espuertas: páginas web o correos electrónicos que imprimimos, manuales para aprender a manejar todos los programas, etcétera. A decir verdad, cualquiera diría que después de la revolución informática hay más papel que nunca. ¿Qué pensarán los bosques de todo eso?
¿Se equivocó Bill Gates? No exactamente. Es evidente que su predicción no se ha hecho realidad, pero la culpa no es de los ordenadores sino... nuestra. La tecnología ha puesto a nuestra disposición un gran número de herramientas para evitarnos tanto papeleo, pero nosotros hemos preferido mirar hacia otro lado y seguir trabajando como siempre. Los cambios cuestan dinero y tiempo. Pero a veces, no cambiar puede costar más. Y no sólo a los árboles. Una empresa con menos papel ahorrará sin duda dinero, pero además será más fácil de gestionar, y la información fluirá más ágil y rápidamente.
Los expertos aseguran que en Estados Unidos el consumo de papel crece cada año un 20%. Y en España es aún peor: un 25%. ¿Cómo es posible, si cada vez dependemos más de los ordenadores? Bueno, hay varios motivos: los archivos informáticos se pueden imprimir una y mil veces; además es indudable que la gente prefiere leer un informe en papel que en la pantalla de un ordenador, aunque sólo sea porque se lo puede llevar a la cafetería y subrayarlo si lo desea. Pero eso no tiene por qué ser así. Los nuevos monitores, de pantalla plana y alta resolución, facilitan la lectura hasta límites insospechados. Y si quiere irse a leer a otro sitio más tranquilo, o necesita llevarse algún informe para repasarlo en el autobús o en el avión, siempre puede echar mano de un ordenador portátil, o, mucho mejor, de un Tablet PC, que además le permitirá hacer anotaciones a mano cuando lo desee. Queda por resolver claro el engorro de la compatibilidad. Si el documento que necesita está en formato Microsoft Word, y necesita añadir un par de hojas almacenadas en Adobe Acrobat o una imagen en Macromedia Flash... lo más fácil es sin duda imprimirlo todo, juntarlo y graparlo. Pero si presta atención a la compatibilidad cuando compre sus programas informáticos, no tendrá ningún problema para integrarlos todos y poder luego intercambiar archivos y componer informes. Piense si no la de fotocopias que va a tener que hacer si necesita distribuir ese informe a muchas personas. ¿Y cómo lo va a enviar por correo electrónico si lo tiene sólo impreso?
Pero manejar documentos informáticos no sólo permite ahorrar papel, y por tanto dinero (en folios, cartuchos de impresora, archivadores, etcétera), sino que además agiliza el flujo de información dentro de la empresa y permite compartir datos. Y no sólo por correo electrónico. Con un puñado de ordenadores conectados en red puede construir sin muchos problemas una intranet en la que almacenar todos los documentos que necesiten sus empleados para hacer su trabajo. Con un clic de ratón, sus vendedores accederán a los proyectos y podrán responder a sus clientes por teléfono mientras otros empleados perfilan los últimos detalles, y todo el mundo tendrá a su disposición la información necesaria para que la empresa funcione. Esta política ha permitido a Microsoft reducir hasta un 90% su consumo de papel, así que imagine lo que puede hacer por su empresa.
Desde luego, no cabe duda de que las grandes compañías han apostado por la era digital para desligarse de la tiranía del papel. Y no sólo los gigantes estadounidenses como Microsoft. Sin ir más lejos, CajaMadrid ha decidido invertir 11 millones de euros para reducir el consumo de papel de sus empleados y en las relaciones con sus clientes. Con esta iniciativa pretende ahorrarse 30 millones de euros en los próximos tres años.
¿Cómo lo va a hacer? Para empezar, eliminando la tentación. Fuera impresoras. Fuera fotocopiadoras. Según los cálculos de la entidad bancaria, de cada diez hojas impresas sólo se lee una. ¿Le suena de algo? El proyecto CeroPapel puede suponerle a CajaMadrid un ahorro de 515 toneladas de papel. Imagine la de árboles que eso supone. Y de dinero, claro. En concreto, un ahorro del 15%. Para lograrlo es necesario cambiar los hábitos de trabajo de los empleados. Además de eliminar impresoras y fotocopiadoras, la entidad bancaria va a sustituir los monitores de los trabajadores por pantallas planas TFT de 17 pulgadas. Como decíamos antes, para leer sobre la pantalla sólo es necesario que ésta sea buena, y un poco de costumbre. Además, CajaMadrid pretende tirar de su intranet para las comunicaciones internas y el intercambio de documentos; las citas y reuniones se celebrarán en muchos casos a través de la Red, y con ayuda de la firma electrónica y del uso de expedientes y facturas digitalizadas, el papeleo podrá reducirse a la mínima expresión.
Las ventajas para su empresa son incuestionables. Pero ¿qué significa todo esto a nivel global? Pues nada más y nada menos que una nueva revolución empresarial que, de paso, puede hacerle mucho bien a nuestro planeta. Según un estudio publicado por la ONG estadounidense Centro de Soluciones de Energía y Clima, el uso de intranet y documentos informatizados puede reducir hasta un 5% el espacio comercial ocupado por las empresas (recuerde, usted ya no necesita dedicar una habitación sólo para sus archivadores). Y en 2003 permitirá ahorrar 2,7 millones de toneladas de papel, lo que implica además una disminución de 10 millones de toneladas de emisiones de dióxido de carbono a la atmósfera, según el Boston Consulting Group. Menos contaminación, menos tala de árboles... y usted ahorra dinero y gana agilidad a la hora de gestionar la información dentro de su empresa. Por cierto, ¿no se habrá impreso este documento para leerlo, verdad?
Un ejemplo práctico, paso a paso.
El pasado mes de noviembre, el Gobierno aprobó mediante el Real Decreto 1496/2003 —publicado el 29 de ese mes en el Boletín Oficial del Estado— un reglamento para permitir que las facturas, esos papeles tan fáciles de perder y engorrosos de guardar, se puedan convertir en un puñado de bits informáticos y almacenarse en un ordenador. Adiós a los archivadores repletos de papeles amarillos. ¡Y con el visto bueno de la Administración!
A nadie se le escapa lo mucho que puede facilitar este cambio legal la vida de los empresarios y cuánto dinero y trabajo puede ahorrarle. Es más, incluso ha habido una consultora que se ha encargado de calcular exactamente cuantos minutos y euros se pueden salvar, y son muchos. Pero, enfrentados a este reto informático, son pocos los que han dado el paso adelante, especialmente en el mundo de las pequeñas y medianas empresas. Y eso que no puede ser más sencillo.
¿Cuáles son los requisitos obligatorios? La factura electrónica tiene que estar autentificada —por ejemplo, mediante la firma digital—, no se puede modificar, tiene que ser fácilmente legible y debe poder ponerse a disposición de la Agencia Tributaria por si un inspector deseara echarle un vistazo. Si cumple estos mandamientos, podrá olvidarse de los archivadores e incluso de los sellos de correo, puesto que podrá enviar la factura por correo electrónico a su cliente, siempre y cuando éste haya dado su consentimiento expreso, claro.
¿Qué ventajas tiene este sistema? Tiempo, dinero e información. Piense, para empezar, en las horas que invierte en tareas administrativas relacionadas con las facturas. Pero si cree que son demasiadas, espere a escuchar el dinero que se le va en estas lides. La empresa eProm ha calculado lo que le cuesta cada factura de media: sumando las fotocopias que hay que hacer (cuatro por factura, 0,14 euros), el gasto en carpetas, clips, etiquetas y similares (0,09 euros), los archivadores (pongamos uno con cuatro cajones en el que quepan 50 carpetas por cajón, o sea, que permita guardar unos 600 documentos; en total, 0,50 euros) y, aquí viene lo peor, el espacio que ocupan estos (calculando los metros cuadrados por documento durante un periodo de cinco años, sale a 1,50 euros por folio), el resultado es que cada factura le cuesta 2,23 euros.
Todo eso se lo ahorrará si, en lugar de un papelajo amarillento apenas legible, dispone de un archivo informático guardado en su ordenador y ordenado en carpetas o incluso dentro de una base de datos. ¿Más ventajas? Podrá utilizar esa información para otras cosas: sumar automáticamente el dinero facturado a un cliente determinado, consultar rápidamente datos empresariales, construir listas de compañías y clientes con sus cifras económicas y sus direcciones y teléfonos, etcétera.
Probablemente esté pensando que suena muy bonito, pero que a ver quién es el guapo que se pone a digitalizar los cinco archivadores del sótano para poder hacer todo eso. Y tiene razón: es mucho trabajo, aburrido y lento. Por eso las grandes empresas han optado por subcontratar este proceso, que puede llegar a costarles hasta tres meses y 60.000 euros; pero a una pequeña o mediana empresa le resultará muy rentable y sencillo.
Una vez con todas sus facturas digitalizadas, podrá tirar los viejos archivadores sin miedo a que luego vaya a necesitar cualquier papel para presentárselo a la Agencia Tributaria. Y para sacar el máximo partido a su nuevo archivo, y sobre todo para mantenerlo al día con sus nuevas facturas, puede recurrir a programas de gestión como el que facilita eProm. Su sistema EdasFacturas le permitirá ahorrar hasta el 75% de tiempo, y además está perfectamente integrado con Microsoft Office para que pueda analizar los datos en Microsoft Excel o enviarlos por correo electrónico mediante Microsoft Outlook.
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