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Tener visión global del negocio

Una visión global del negocio no significa saber cómo vamos ni cuánto dinero tenemos en caja. Tampoco consiste en conocer a qué hora entran los empleados o cuáles son sus objetivos. Tener una visión global de nuestro negocio es todo eso y mucho más.

Acostumbrados, quizá, a confiar en nuestra cabeza y en la calculadora, nos resulta muchas veces ridículo escuchar palabras como estrategia o arquitectura empresarial, conceptos como brainstorming, know how, etcétera. Y no, no vamos a ser nosotros los que digamos una sola palabra en contra de la cabeza del empresario, es más, precisamente el éxito de muchas pequeñas y medianas empresas españolas ha radicado en el ingenio demostrado por sus propietarios o gestores. Ya se sabe, donde hay necesidad, el ingenio se agudiza.

Pero tampoco vamos a negar que todos los informes, y entre ellos algunas de las consultorías encargadas por Microsoft sobre la empresa de menos de 50 empleados, que indican de forma casi alarmante que uno de los problemas de los empresarios españoles es la falta absoluta de estrategias empresariales. Sí, en nuestro país es absolutamente actual lo del carpe diem y el golpe de inspiración en el timón de los negocios que abren sus puertas o comienzan su andadura.

Y ello muchas veces aboca irremediablemente al fracaso. Es por ello que le resultará muy práctico, a la par que seguro y cómodo, el disponer de los elementos, materiales y tecnologías necesarios para poder plasmar esas grandes ideas y conocimientos de que dispone en su cerebro sobre el papel. Allí nunca se perderá y podrá compartirlo con el resto de los empleados. De la estrategia a los objetivos.

Quizá una de las ventajas más importantes de poder plasmar en un documento la visión global de su negocio radica precisamente en que le obliga a tenerla. Lo que decimos no es en absoluto gratuito y carente de sentido. Si alguna vez se ha enfrentado al hecho de realizar o elaborar una programación habrá sido consciente de las muchas cosas que se le han ido ocurriendo mientras lo hacía. Con su negocio sucede lo mismo. El tiempo que tarde en realizar, mantener y actualizar los documentos o archivos necesarios para conseguir plasmar esa visión global del negocio va a ser, se lo aseguramos, de una creatividad abundante.

¿Por dónde empezar? Lo primero es tener claro el esquema de su negocio. Quizá ya tenga mucho ganado, seguro. Desde la oficina para el apoyo a la pequeña y mediana empresa nos dan algunas pautas que reproducimos y que pueden servir como punto de partida a la hora de realizar un esquema general del camino recorrido y por recorrer de su negocio.

Lo primero es preguntarse por cuál es el centro de su negocio, cual es su corazón. Aquí lo mejor es no andarse con ideales ni utopías. Seguramente el 90% de los que leen estas palabras lo que desean es ganar dinero, obviamente. Pero no es eso lo que preguntábamos. Nos referíamos al centro del negocio, a desde dónde gira. Muchos analistas y expertos en marketing apuestan por convertir a sus clientes en el centro de su negocio. Su atención, su seguimiento, mimo y alcance puede resultar la clave del éxito. Si ésa es su opción, no dude en empezar por conseguir una visión global de sus clientes. Ya hemos hablado en capítulos anteriores de diversos instrumentos al servicio del conocimiento y seguimiento de los clientes (CRM, ERPs, etcétera).

Si dispone de un programa desde el que poder mantener actualizadas las bases de datos concernientes a sus clientes, con solo dar a imprimir los informes según las consultas que desee hacer, tendrá mucho avanzado en la consecución de esa visión global.

Pero no todo son los clientes. Sus empleados, al fin y al cabo, son los que realizan y ejecutan las acciones mediante las cuales esos clientes son una realidad. Este segundo pilar, podríamos decirlo así, necesita de su particular y propia visión global. Esto es, una vez más ha de preguntarse qué nivel de conocimiento tiene de sus empleados, qué hacen, cuáles son sus objetivos, horarios, motivaciones, intereses, conocimientos, expectativas, etcétera. Y es hora de plantearse un soporte tecnológico que le permita recabar toda esa información y mantenerla a su disposición constante. No lo dude, la Intranet es una de las mejores soluciones. Desde una Intranet puede colgar encuestas anónimas, formularios compartidos, horarios, objetivos, planes anuales, hasta, y sabe que no es menos importante, fechas importantes como cumpleaños o reuniones. Con estos dos pilares planteados pasaríamos al tercero, la gestión de la empresa. Es aquí donde ha de tener claros los puntos que configuran los nudos de su cadena empresarial. Podemos ir punto por punto:

• Disponer de un plan de empresa. Es hora de recordar porqué está aquí, por qué empezó todo esto. Seguramente cuando inició su andadura empresarial, quizá lo esté haciendo ahora, tenía unos objetivos claramente definidos. Puede incluso que los tuviera que plasmar en una documentación destinada a solicitar la inscripción de su empresa o la consecución de alguna ayuda o subvención. Recuérdelo, reescríbalo. Hoy en día en Internet existen un montón de webs desde donde le ayudar de forma gratuita a realizar su plan de empresa, con modelos existentes, ejemplos, así como la posibilidad de realizarlo en el momento y online.
  
  
• Objetivos y deseos. En y desde ese plan de empresa ha de saber en todo momento los objetivos que desea conseguir. Para ello, hay una serie de buenos productos tecnológicos que le permiten organizar proyectos. Nuestra apuesta no cabe duda, es Microsoft Visio, del que hablaremos con detalle más adelante demostrando que usted puede hacerlo de forma fácil y clara. Estos objetivos y deseos han de configurar una línea, sobre la que colocar la situación real, ésa que está consiguiendo gracias al conocimiento global de su negocio. Esa brecha es la que hay que salvar, es el objetivo en sí mismo de muchas pequeñas y medianas empresas cuyos primeros años de vida no son sino de verdadera supervivencia.
  
  
• La brecha entre objetivos y realidad es un tanto evitable si dispone de un buen estudio de mercado. Ya hemos hablado aquí de cómo analizar la competencia, de cómo conocerla; repase estos y otros muchos puntos relacionados en el capítulo 7.
  
  
• Estrategia financiera. Sepa plasmar en un documento el estado de las cuentas de su empresa. Los valores activos de los que dispone, los balances, el flujo de caja, así como las previsiones de financiación y los cálculos de riesgo a los que su capital está sometido. Para ello Microsoft le ofrece un producto, Microsoft Business Solutions Navision Financiero, donde encontrar modelos de seguimiento, actualización y estudio de las finanzas de su empresa de una forma automática.
  
  
• ¿Y los proveedores? ¿Y los socios comerciales? Al igual que hizo con los empleados y los clientes, es necesario encontrar un sistema que añada a esa información, todo lo que necesite sobre proveedores y socios comerciales. Si bien antes hablábamos de la Intranet como la solución perfecta, es hora de recordar que puede ofrecer una Extranet —una web desde la que proveedores y socios comerciales puedan acceder a los documentos que usted quiera compartir con ellos— donde esa visión global no sea un trabajo farragoso y arduo, ése que antes dejaba en manos de alguno de sus empleados o tenía que hacer usted mismo, sino que surja de una actitud colaboradora y conjunta. Muchos de sus socios comerciales y proveedores actualizarán sus datos encantados, piense que para muchos es usted un cliente al que mimar y mantener. Solo tiene que pedirlo.

Con estos elementos y los que usted incorpore por las particularidades de su empresa, puede iniciar la creación de documentos que le permitan encontrar esa visión global de la empresa. Para que esos documentos sean útiles y no le hagan volver a la idea de que estaba mejor cuando tenia todas las cosas en la cabeza, recuerde que la tecnología es un aliado a su servicio, nunca al revés. Le aconsejamos pues que considere estos requisitos mínimos a la hora de buscar un programa que le ayude a conseguirlo:

• Ha de ser un programa de fácil manejo y rápido uso. Si bien el primer contacto le va a costar tiempo, las posteriores modificaciones y actualizaciones han de poder realizarse de una forma intuitiva y sencilla. Piense que el tiempo que ha de dedicarle a mantener una visión global de su negocio no lo ha de desviar de algo mucho más importante, que es su creatividad y renovación de ideas.
  
  
• Ha de poder ser compartido por quienes usted desee. Busque un programa que pueda compartir con sus empleados pero de la forma más selectiva que pueda. Quizá hay apartados que sólo ha de ver usted, o ciertos empleados, y otros sin embargo que han de ser de conocimiento general. Recuerde lo dicho de la Intranet y piense ahora en soluciones como el comentado Windows Sharepoint, que le ayudarán sobremanera en la búsqueda de la mejor manera de hacer público de estos documentos solo lo que quiera.
  
  
• Ha de tener un diseño e interfaz claros y sencillos. Sería contrario al objetivo que buscamos el que nuestro método para lograr tener una visión global del negocio luego no lo entendiéramos. Flechas por aquí, diagramas por allí, cuadrículas, datos sin concordia… no merecerá el tiempo invertido.
  
  
• De actualización y compatibilidades lo más rápidas que pueda. Piense que si su documento del estado de la empresa le va requerir perder mucho tiempo en actualizarlo estamos restándole sentido. Nos habremos creado una esclavitud a la par que una necesidad. Es importante, pues, que si actualizamos la hoja referente al estado financiero se actualice de forma automática en el estado general, en los objetivos, en todas y cada una de las hojas o elementos de los que hayamos dispuesto.
  
  
• No olvide el poder hacer copias de seguridad. Aunque nos salimos un poco del tema tratado, no podemos dejar de apuntar la necesidad de que el programa o sistema actualizado disponga de la posibilidad de realizar copias de seguridad.

Siguiendo esta línea argumental, es hora de que se plantee la conveniencia de tener claros los puntos de inflexión, los hitos de su camino. Hablamos de visión global del negocio, y no es lo mismo una visión a corto a medio o a largo plazo. Es por ello que ha de tener o disponer de la ayuda de un programa o sistema que le permita ajustarse a una línea temporal, que le ofrezca, por ejemplo, avisos o alertas cuando vaya a cumplirse algún plazo, ante cualquier evento o punto que usted mismo haya querido señalar.

Cómo lo hago

Nuestra apuesta va encaminada en dos niveles. Uno más sencillo, menos costoso aunque con limitaciones, y otro más profesional, algo más caro pero con funcionalidades en constante crecimiento.

Puede empezar con Office Visio 2003, un programa desgraciadamente bastante desconocido aun entre los empresarios que reúne prácticamente todas las funciones expuestas anteriormente sobre las necesidades que ha de cubrir la herramienta que nos permita conseguir una visión global de la empresa.

Office Visio 2003 es un programa diseñado para la creación de diagramas, que puede ayudarle a elaborar gráficos técnicos y empresariales con los que documentar y organizar ideas, procesos y sistemas complejos. Ideal por tanto para la creación de nuestro mapa de la empresa. Dispone de plantillas y diagramas para todo tipo de desarrollos profesionales, entre ellos calendarios, timelines, proyectos, esquemas… Gracias a los diagramas que cree con Visio 2003 podrá transmitir información de una forma clara, concisa y eficaz en un formato visual de una manera que no podría hacer si utilizara solo números y texto. Por lo tanto dispone de esa interfaz, usabilidad y facilidad que le permiten, de un solo vistazo, tener la visión de la que estamos hablando. Sus posibilidades de impresión se ajustarán a las necesidades, de tal forma que puede imprimir esquemas o líneas de trabajo que ocupen varios folios consecutivos. Visio mantendrá el esquema y la estructura inicial.

Con Visio 2003 también puede automatizar la visualización de datos mediante una sincronización directa con la fuente de información para disponer de diagramas actualizados; además puede personalizarlos para responder así a las necesidades de la organización. Importantísimo, como decíamos, el disponer de un documento general que se actualice de forma automática con todos los elementos necesarios. Recuerde: un documento, por ejemplo, para finanzas, otro para empleados, otro para rutinas empresariales, otro para clientes; y todos consultables desde un esquema general. Esta unión y compatibilidad raramente la encontrará con programas independientes.

Entre otras de sus características podemos mencionar:

• La elaboración de los diagramas es muy sencilla gracias a la utilización de los símbolos prediseñados.
  
  
• La utilización de herramientas diseñadas específicamente por profesionales de cada disciplina para responder a las exigencias en creación de diagramas técnicos y de negocio que se den a lo largo y ancho de la organización.
  
  
• La creación de tipos de diagramas comunes a partir de datos antiguos.
  
  
• El acceso a ayuda orientada y plantillas específicas para cada tarea que se actualizan de forma periódica en la Red.

Un paso adelante: Microsoft Navision Standard. Como decíamos arriba, si su empresa tiene ya un tamaño considerable y lo que busca es una solución completa que le facilite la consecución de una visión global del negocio, nuestra apuesta es Microsoft Navision Standard, ya que además de reunir las funciones mencionadas anteriormente, tiene la ventaja de que no hablamos de documentos distintos desde el cual crear uno general. Todo aquí está agrupado, eliminando esa multiplicidad. Otras de sus ventajas son:

• Criterios de informes ilimitados. Puede crear informes y analizar las ventas por región, por departamento, por fecha o por cualquier otro criterio que establezca, dentro de Microsoft Business Solutions Navision Standard o a través de la función de Exportar a Microsoft Excel.
  
  
• Presupuestos completos y precisos sin complicaciones. Cree y mantenga presupuestos y subpresupuestos en una matriz extensa y fácil. Ahorre tiempo y mantenga la precisión copiando presupuestos de un período o unidad, utilizando el factor de ajuste tanto sobre el presupuesto actual como en las entradas. Puede incluso distribuir sus presupuestos en la compañía mediante Microsoft Excel e importar las versiones ajustadas directamente a Navision.
  
  
• Seguimiento de todos sus activos fijos. Microsoft Business Solutions Navision Standard le proporciona una contabilidad precisa de sus activos fijos desde el valor del libro diario hasta la depreciación acumulada. La gestión de sus activos fijos está completamente integrada con el resto de Navision.
  
  
• Acceso a la información en cualquier idioma. Ofrezca a sus clientes y proveedores un mejor servicio dándoles descripciones de inventario, informes impresos y facturas en su propio idioma y en su propia moneda.
  
  
• Una puesta en funcionamiento rápida. Microsoft Navision Standard es fácil de aprender y eficaz en su uso gracias a su interfaz de usuario gráfica intuitiva. El sistema sigue siempre los estándares de escritorio de Microsoft, dándole así un aspecto familiar.
  
  
• Automatización de las tareas rutinarias. Toda la información que se gestiona automáticamente se actualiza de forma inmediata en todo el sistema, de modo que se reducen los costes administrativos, se libera al personal de la monotonía del trabajo repetitivo y se les permite centrarse en añadir un valor real a su negocio y a cada día laborable.
  
  
• Acceso a información precisa. Usted y sus empleados tienen acceso a información que se actualiza constantemente y no a "islas" de información que no pueden conectarse.
  
  
• Búsquedas más ricas. Puede utilizar la función Buscar en cualquier campo de cualquier ventana para hallar más información. Puede investigar sobre la marcha un importe especificado o puede utilizar criterios de filtrado muy específicos para encontrar exactamente la información que necesita.
  
  
• Obtener ayuda cuando la necesite. Dispondrá de ayuda cuando necesite asistencia. Microsoft Navision Standard incluye una amplia Ayuda online en todas las partes del sistema, con referencias cruzadas y vínculos que le ayudarán a saltar fácilmente de un tema a otro sin tener que navegar por un mar de información.